Klachten- en geschillenregeling
Klachtenprocedure De Werkmeester Zorg B.V.
Algemeen:
Klanten kunnen klachten hebben over de dienstverlening van vestigingen van De Werkmeester Zorg B.V. Deze klachten kunnen wijzen op gebreken in de dienstverlening. Het is daarom van belang een systeem van klachtenbehandeling te hebben. Klachten van klanten kunnen niet alleen betrekking hebben op ontbrekende, onvoldoende of onjuiste informatieverstrekking, maar ook op het niet nakomen van afspraken, foutieve vastlegging van gegevens e.d. of op het vermeend niet correct optreden van medewerkers.
Definities:
Een klacht is een schriftelijk stuk waarin een natuurlijk of rechtspersoon zijn ongenoegen uit over een gedraging van een van de organisatieonderdelen van De Werkmeester Zorg B.V. of een van de onderaannemers die ten behoeve van De Werkmeester Zorg B.V. werkzaamheden uitvoeren voor cliënten van De Werkmeester Zorg B.V.
Verbetersuggestie is elke opmerking en elk idee van een klant of een medewerker die een bijdrage kan leveren aan de verbetering van onze dienstverlening.
Medewerker is een persoon in dienst bij De Werkmeester Zorg B.V. of een werknemer van de onderaannemers die ten behoeve van De Werkmeester Zorg B.V. werkzaamheden uitvoeren voor cliënten van De Werkmeester Zorg B.V.
Corrigerende en preventieve maatregelen zijn maatregelen die kunnen leiden tot nieuwe procedures of aanpassingen van bestaande procedures of aanpassing van niet op schrift gestelde procedures.
1. Indienen van een klacht
De klager dient de klacht per brief of e-mail (info@werkmeester.nl) in.
2. Ontvangst van de klacht
De klacht wordt geregistreerd door de administratie en doorgestuurd naar de directeur.
Indien de klacht binnenkomt bij een vestiging dan stuurt de eerst verantwoordelijke op de vestiging de klacht door naar de administratie, die deze vervolgens administreert en doorstuurt naar de directeur.
3. Bevestiging en beoordeling van de klacht
De directeur beoordeelt of de klacht in behandeling genomen gaat worden. Indien de klacht niet ontvankelijk wordt verklaard, wordt dit schriftelijk, met redenen omkleed, aan de klager bekend gemaakt binnen twee weken na ontvangst van de klacht.
Indien de klacht in behandeling wordt genomen, wordt dit schriftelijk aan de klager bekend gemaakt binnen twee weken na ontvangst van de klacht met vermelding van de datum waarop de gedragingen/uitlatingen waarop de klacht betrekking heeft hebben plaatsgevonden, een korte omschrijving van de feiten en uiterste antwoorddatum. De mogelijkheid tot mondeling horen wordt kenbaar gemaakt.
De directeur houdt in het klachtenregister een overzicht bij van de ingediende klachten en noteert per klacht op een voortgangsformulier de voortgang in de klachtenafhandeling.
Klachten zullen worden opgenomen in het klachtenmanagementsysteem, waarbij een categorisatie wordt aangehouden van de aard en inhoud van de klacht. De rubricering binnen het klachtenmanagementsysteem is als volgt:
1. Betrouwbaarheid
2. Deskundigheid
3. Klantvriendelijkheid 4. Snelheid
5. Toegankelijkheid
6. Zorgvuldigheid
7. Invoelend vermogen 8. Overig
4. Doorzenden van de klacht
De directeur verzendt een kopie van de klacht plus een kopie van de ontvangstbevestiging naar de eerstverantwoordelijke van de vestiging of de afdeling waarop de klacht betrekking heeft.
5. Behandeling van de klacht
De eerstverantwoordelijke verzamelt relevante gegevens en voert eventueel een gesprek met de klager. Op basis hiervan wordt een verslag opgesteld van de bevindingen m.b.t. het voorval of de gedraging waarop de klacht betrekking heeft. Mogelijk worden corrigerende maatregelen en/of oplossingen voorgesteld.
Tenslotte wordt een conclusie en/of advies opgesteld plus het conceptantwoord aan de klager. De eerstverantwoordelijke stuurt deze rapportage plus conceptantwoord naar de directeur.
6. Beoordeling en besluit directeur
De directeur beoordeelt de rapportage en de conceptbrief en stelt vervolgens de definitieve antwoordbrief vast met de voorgestelde corrigerende maatregelen en/of oplossingen binnen vier weken na ontvangst van de klacht.
De definitieve antwoordbrief wordt verstuurd naar de klager. Een kopie van de definitieve antwoordbrief wordt verstuurd naar de eerstverantwoordelijke van de vestiging of afdeling waarop de klacht betrekking heeft.
7. Terugkoppeling naar de betreffende medewerker
De eerstverantwoordelijke koppelt terug naar de betreffende medewerker middels de antwoordbrief en de oplossing/corrigerende maatregel.
8. Evaluatie klachten
Jaarlijks stelt de kwaliteitsmanager ISO een evaluatierapport op. Deze ligt ter inzage voor de opdrachtgevers.
Versie 24-02-2023